ในบริษัทญี่ปุ่นส่วนมากมีวัฒนธรรมการรับโทรศัพท์โดยให้พนักงานน้องใหม่เป็นคนรับผิดชอบ คอยแจ้ง รายงาน จดบันทึกเวลามีใครโทรเข้ามา ทั้งนี้เพื่อเป็นการฝึกมารยาท และจะได้รู้ว่าบริษัทของตัวเองนั้นต้องติดต่อกับใครหรือเรื่องอะไรบ้าง ผ่านการรับโทรศัพท์
มาเรียนรู้วิธีรับโทรศัพท์ของบริษัทญี่ปุ่นกัน ！
① รับโทรศัพท์ภายใน 3 กริ้ง！
ถ้ามีโทรศัพท์โทรเข้ามาที่บริษัทควรที่จะรับโทรศัพท์ภายใน 3 กริ้ง！ซึ่งถือเป็นมารยาททางธุรกิจทั่วไป
แล้วหลังจากนั้นก็บอกชื่อบริษัทและชื่อเราให้ทราบ
「お電話ありがとうございました」「○○会社の○○でございます」
ถ้าหากเราปล่อยให้ฝ่ายตรงข้ามรอนานเกินไปตอนที่เรารับสายเราควรพูด
「お待たせいたしました。○○会社の○○でございます」
ซึ่งรูปแบบวิธีการพูดก็แตกต่างกันไปแต่ละบริษัท
ถ้ามีโทรศัพท์โทรเข้ามาที่บริษัทควรที่จะรับโทรศัพท์ภายใน 3 กริ้ง！ซึ่งถือเป็นมารยาททางธุรกิจทั่วไป
แล้วหลังจากนั้นก็บอกชื่อบริษัทและชื่อเราให้ทราบ
「お電話ありがとうございました」「○○会社の○○でございます」
ถ้าหากเราปล่อยให้ฝ่ายตรงข้ามรอนานเกินไปตอนที่เรารับสายเราควรพูด
「お待たせいたしました。○○会社の○○でございます」
ซึ่งรูปแบบวิธีการพูดก็แตกต่างกันไปแต่ละบริษัท
② จดบันทึก
หลังจากที่เราบอกชื่อและชื่อบริษัทเสร็จ ฝ่ายตรงข้ามก็จะพูดชื่อและบริษัทของเขา ในตอนนี้เราควรที่จดบันทึกชื่อบริษัทและชื่อฝ่ายตรงข้าม หลังจากนั้นเราก็จะพูดชื่อบริษัทและชื่อของฝ่ายตรงข้ามเพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้อง
「○○会社の○○様ですね。いつもお世話になっております」
■ หรือถ้าหากเราฟังไม่ชัดเจนก็สามารถพูดให้เขาทวนชื่ออีกครั้งได้ โดยใช้ประโยคเหล่านี้
「申し訳ございません。もう一度会社名とお名前をお願いいたします。」
「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか」
หลังจากที่เราบอกชื่อและชื่อบริษัทเสร็จ ฝ่ายตรงข้ามก็จะพูดชื่อและบริษัทของเขา ในตอนนี้เราควรที่จดบันทึกชื่อบริษัทและชื่อฝ่ายตรงข้าม หลังจากนั้นเราก็จะพูดชื่อบริษัทและชื่อของฝ่ายตรงข้ามเพื่อเป็นการยืนยันความถูกต้อง
「○○会社の○○様ですね。いつもお世話になっております」
■ หรือถ้าหากเราฟังไม่ชัดเจนก็สามารถพูดให้เขาทวนชื่ออีกครั้งได้ โดยใช้ประโยคเหล่านี้
「申し訳ございません。もう一度会社名とお名前をお願いいたします。」
「恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますか」
③ ฝ่ายตรงข้ามต้องการพูดกับใคร
หลังจากที่เราพูดชื่อบริษัทและชื่อฝ่ายตรงข้ามเสร็จแล้ว ก็รอฝ่ายตรงข้ามตอบกลับว่าต้องการพูดกับใคร
หลังจากนั้นเราก็ทำการส่งต่อโทรศัพท์ให้กับคนนั้น แต่ก่อนส่งต่อเราก็จะต้องพูดประโยคนี้กับฝ่ายตรงข้ามก่อนว่า
■ ทวนชื่อคนที่ต้องการคุยด้วยเพื่อเป็นการยืนยัน
「○○ですね」 โดยเราจะไม่พูดคำว่า さん、様 ต่อท้ายชื่อคนในบริษัทของเรา สามารถเรียกแค่ชื่อได้เลย
ถ้าหากเราฟังชื่อของคนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยได้ไม่ชัดเจนก็สามารถใใช้ประโยคนี้ได้
「申し訳ございません。もう一度当社の担当者名をおっしゃってください。」
และพูดประโยคต่อไปนี้เพื่อให้ฝ่ายตรงข้ามถือสายรอ
「確認いたしますので、少々お待ちください。」
หลังจากนั้นก็ส่งต่อโทรศัพท์ให้กับผู้ที่ฝ่ายต้องการคุยสายด้วย
อย่าลืมกดปุ่มพักสาย 「保留：ほりゅう」ก่อนส่งต่อโทรศัพท์
หลังจากที่เราพูดชื่อบริษัทและชื่อฝ่ายตรงข้ามเสร็จแล้ว ก็รอฝ่ายตรงข้ามตอบกลับว่าต้องการพูดกับใคร
หลังจากนั้นเราก็ทำการส่งต่อโทรศัพท์ให้กับคนนั้น แต่ก่อนส่งต่อเราก็จะต้องพูดประโยคนี้กับฝ่ายตรงข้ามก่อนว่า
■ ทวนชื่อคนที่ต้องการคุยด้วยเพื่อเป็นการยืนยัน
「○○ですね」 โดยเราจะไม่พูดคำว่า さん、様 ต่อท้ายชื่อคนในบริษัทของเรา สามารถเรียกแค่ชื่อได้เลย
ถ้าหากเราฟังชื่อของคนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยได้ไม่ชัดเจนก็สามารถใใช้ประโยคนี้ได้
「申し訳ございません。もう一度当社の担当者名をおっしゃってください。」
และพูดประโยคต่อไปนี้เพื่อให้ฝ่ายตรงข้ามถือสายรอ
「確認いたしますので、少々お待ちください。」
หลังจากนั้นก็ส่งต่อโทรศัพท์ให้กับผู้ที่ฝ่ายต้องการคุยสายด้วย
อย่าลืมกดปุ่มพักสาย 「保留：ほりゅう」ก่อนส่งต่อโทรศัพท์
④ กรณีคนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยไม่อยู่
ถ้าหากหลังจากตรวจสอบแล้วพบว่าคนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยไม่อยู่เราก็สามารถใช้ประโยคต่อไปนี้ตามแต่ละกรณีได้เลย
■ ประชุมอยู่
「（名前）はただ今、打ち合わせ中でございます。」
■ ไปทำงานนอกสถานที่
「（名前）はただ今、外出しております。」
■ ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน
「（名前）はただ今、不在となっております。」
■ ติดสายอยู่
「（名前）はただ今、別の電話に出ております。」
■ work form home
「（名前）は本日、在宅（ざいたく）でございます。」
หลังจากนั้นก็ตอบกลับฝ่ายตรงข้ามไป โดยก่อนอื่นต้องพูดว่า
お待たせいたしました。ขอโทษที่ทำให้ถือสายรอ
ถ้าหากหลังจากตรวจสอบแล้วพบว่าคนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยไม่อยู่เราก็สามารถใช้ประโยคต่อไปนี้ตามแต่ละกรณีได้เลย
■ ประชุมอยู่
「（名前）はただ今、打ち合わせ中でございます。」
■ ไปทำงานนอกสถานที่
「（名前）はただ今、外出しております。」
■ ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน
「（名前）はただ今、不在となっております。」
■ ติดสายอยู่
「（名前）はただ今、別の電話に出ております。」
■ work form home
「（名前）は本日、在宅（ざいたく）でございます。」
หลังจากนั้นก็ตอบกลับฝ่ายตรงข้ามไป โดยก่อนอื่นต้องพูดว่า
お待たせいたしました。ขอโทษที่ทำให้ถือสายรอ
⑤ กรณีที่ต้องการให้โทรกลับ
กรณีที่คนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยติดสายอยู่หรือว่าธุระใกล้จะเสร็จแล้วเราอาจจะบอกกับฝ่ายตรงข้ามไปว่าเราจะโทรกลับไป โดยสามารถพูดได้ว่า
「こちらから折り返しご連絡を差し上げましょうか？」
ถ้าหากฝ่ายตรงข้ามต้องการให้ติดต่อกับไป เราก็จะต้องขอเบอร์โทรศัพท์ในการติดต่อกลับ
「折り返しのご連絡先を教えていただけますでしょうか？」
เพื่อความแน่ใจเราควรที่จะทวนเบอร์โทรศัพท์ โดยสามารถพูดได้ว่า
「復唱させていただきます。」「ふくしょうさせていただきます。」
กรณีที่คนที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการคุยสายด้วยติดสายอยู่หรือว่าธุระใกล้จะเสร็จแล้วเราอาจจะบอกกับฝ่ายตรงข้ามไปว่าเราจะโทรกลับไป โดยสามารถพูดได้ว่า
「こちらから折り返しご連絡を差し上げましょうか？」
ถ้าหากฝ่ายตรงข้ามต้องการให้ติดต่อกับไป เราก็จะต้องขอเบอร์โทรศัพท์ในการติดต่อกลับ
「折り返しのご連絡先を教えていただけますでしょうか？」
เพื่อความแน่ใจเราควรที่จะทวนเบอร์โทรศัพท์ โดยสามารถพูดได้ว่า
「復唱させていただきます。」「ふくしょうさせていただきます。」
⑥ก่อนวางสาย
ก่อนที่เราจะวางสายเพื่อเป็นมารยาทที่ดีเราควรกล่าวคำว่า
「かしこまりました。失礼いたします。」
แล้วก็ควรรอให้ฝ่ายที่โทรมาเป็นฝ่ายวางสายเอง
ก่อนที่เราจะวางสายเพื่อเป็นมารยาทที่ดีเราควรกล่าวคำว่า
「かしこまりました。失礼いたします。」
แล้วก็ควรรอให้ฝ่ายที่โทรมาเป็นฝ่ายวางสายเอง
